El Centro de Investigaciones y Desarrollo Científico CIDC, como responsable de la ejecución del Proceso misional de Gestión de Investigación en la Universidad Distrital, ha venido implementando la metodología BPM (Business Process Managment), para la cual cuenta con una plataforma de procesos que permite la organización y automatización de sus procedimientos, trazabilidad de las actividades llevadas a cabo, constante notificación del estado y solución de los requerimientos a los solicitantes, clara asignación e identificación de las personas que intervienen en el proceso de solución, definición y control de los tiempos de respuesta y custodia y archivo organizado de la documentación tanto digital, como físicamente.
El CIDC al implementar la metodología BPM, ha logrado mantener de manera clara y sistemática sus procedimientos; mejorar sus tiempos de respuesta; disminuir el gasto de papel; atender requerimientos haciendo uso de medios electrónicos; organizar y digitalizar la documentación recibida y entregada, conservando soportes y registros de los trámites gestionados; reconocer claramente las funciones y responsabilidades de cada uno de los colaboradores del equipo CIDC; informar el estado del trámite en tiempo real; realimentar la labor desempeñada y mejorar continuamente la ejecución y servicio al usuario.
En el marco del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital (SIGUD), el Proceso de Investigación está conformado por dos subprocesos, llamados Gestión de Actividades de Investigación y Gestión de Estructuras de Investigación, los cuales cuentan con procedimientos documentados en la notación estándar BPMN, a fin de dar claridad de la estructura de los mismos.
A continuación se presentan los Informes de Gestión BPM (Business Process Managment), resultado de la implementación realizada
Informe de Gestión BPM 2016
RESUMEN |
ENERO |
FEBRERO |
MARZO |
ABRIL |
MAYO |
JUNIO |
Nuevos casos |
169 |
348 |
281 |
280 |
160 |
245 |
Casos finalizados |
84 |
273 |
272 |
270 |
179 |
230 |
Duración promedio (días) |
2,76 |
5,21 |
8,57 |
10,29 |
14,29 |
12,72 |
Desviación estándar (días) |
2,55 |
4,78 |
8,40 |
11,92 |
16,34 |
15,96 |
Casos a tiempo |
77 |
191 |
152 |
154 |
83 |
122 |
Efectividad |
50% |
78% |
97% |
96% |
112% |
94% |
Efectividad mensual |
46% |
55% |
54% |
55% |
52% |
50% |
Casos con extensión de términos |
17 |
43 |
15 |
33 |
32 |
11 |
Gestión de solicitud a Dependencias |
9 |
31 |
7 |
14 |
30 |
13 |
Solicitud información a Solicitante |
23 |
67 |
44 |
55 |
38 |
52 |
Solicitud de Mejora |
1 |
3 |
0 |
1 |
1 |
1 |
Solución Inmediata |
0,61% |
0,00% |
0,00% |
3,60% |
2,84% |
1,42% |
Solución No inmediata |
99,39% |
100,00% |
100,00% |
96,40% |
97,16% |
98, 58% |
RESUMEN |
JULIO |
AGOSTO |
SEPTIEMBRE |
OCTUBRE |
NOVIEMBRE |
DICIEMBRE |
PROMEDIO |
Nuevos casos |
329 |
309 |
|
|
|
|
265 |
Casos finalizados |
304 |
337 |
|
|
|
|
257 |
Duración promedio (días) |
11,63 |
12,48 |
|
|
|
|
9 |
Desviación estándar (días) |
17,02 |
17,41 |
|
|
|
|
10 |
Casos a tiempo |
174 |
179 |
|
|
|
|
142 |
Efectividad |
92% |
109% |
|
|
|
|
87% |
Efectividad mensual |
53% |
58% |
|
|
|
|
52% |
Casos con extensión de términos |
1 |
16 |
|
|
|
|
21 |
Gestión de solicitud a Dependencias |
12 |
6 |
|
|
|
|
13 |
Solicitud información a Solicitante |
78 |
50 |
|
|
|
|
53 |
Solicitud de Mejora |
0 |
0 |
|
|
|
|
1 |
Solución Inmediata |
11% |
7% |
|
|
|
|
3% |
Solución No inmediata |
89% |
93% |
|
|
|
|
98,59%
|
Informe Enero-Febrero 2016
Informe Marzo-Abril 2016
Informe Mayo-Junio 2016
Informe de Gestión BPM 2015
RESUMEN |
ENERO |
FEBRERO |
MARZO |
ABRIL |
MAYO |
JUNIO |
Nuevos casos |
273 |
253 |
301 |
254 |
246 |
223 |
Casos finalizados |
261 |
213 |
290 |
308 |
267 |
216 |
Duración promedio (días) |
16,2 |
14,67 |
15,12 |
18,07 |
15,22 |
14,86 |
Desviación estándar (días) |
19,17 |
19,57 |
20,28 |
21,41 |
22,47 |
24,53 |
Casos a tiempo |
147 |
108 |
127 |
110 |
140 |
131 |
Efectividad |
95,60% |
84,19% |
96,35% |
121,26% |
108,54% |
96,86% |
Efectividad mensual |
53,85% |
42,69% |
42,19% |
43,31% |
56,91% |
58,74% |
Casos con extensión de términos |
9 |
6 |
23 |
38 |
12 |
28 |
Gestión de solicitud a Dependencias |
10 |
11 |
9 |
52 |
34 |
14 |
Solicitud información a Solicitante |
24 |
42 |
62 |
38 |
35 |
40 |
Solicitud de Mejora |
2 |
0 |
2 |
1 |
4 |
0 |
Solución Inmediata |
1,71% |
2,71% |
1,00% |
1,40% |
2,00% |
3,00% |
Solución No Inmediata |
96,96% |
97,06% |
97,00% |
98,00% |
98,00% |
97,00% |
RESUMEN |
JULIO |
AGOSTO |
SEPTIEMBRE |
OCTUBRE |
NOVIEMBRE |
DICIEMBRE |
PROMEDIO |
Nuevos casos |
317 |
317 |
285 |
274 |
309 |
290 |
278 |
Casos finalizados |
298 |
290 |
284 |
278 |
224 |
443 |
281 |
Duración promedio (días) |
13,5 |
8,93 |
11,37 |
13,61 |
13,97 |
17,61 |
14,43 |
Desviación estándar (días) |
20,73 |
15,5 |
18,37 |
21,33 |
21,52 |
29,18 |
21,17 |
Casos a tiempo |
175 |
198 |
172 |
137 |
134 |
223 |
150 |
Efectividad |
94,01% |
91,48% |
99,65% |
101,46% |
72,49% |
152,76% |
101,22% |
Efectividad mensual |
55,21% |
62,46% |
60,35% |
50,00% |
43,37% |
76,90% |
53,83% |
Casos con extensión de términos |
38 |
19 |
26 |
19 |
34 |
24 |
23 |
Gestión de solicitud a Dependencias |
32 |
5 |
15 |
9 |
17 |
8 |
18 |
Solicitud información a Solicitante |
46 |
49 |
77 |
58 |
43 |
48 |
47 |
Solicitud de Mejora |
1 |
0 |
0 |
2 |
1 |
0 |
1 |
Solución Inmediata |
4,00% |
3,00% |
3,00% |
2,00% |
2,00% |
2,00% |
2,32% |
Solución No inmediata |
96,00% |
97,00% |
97,00% |
98,00% |
98,00% |
98,00% |
97,34% |
Informe Enero-Febrero 2015
Informe Marzo 2015
Informe Abril 2015
Informe Mayo 2015
Informe Junio-Julio 2015
Informe Agosto-Septiembre 2015
Informe Octubre-Noviembre 2015
Informe Diciembre 2015
INFORME GENERAL 2015
Informe de Gestión BPM 2014
RESUMEN |
JULIO |
AGOSTO |
SEPTIEMBRE |
OCTUBRE |
NOVIEMBRE |
DICIEMBRE |
PROMEDIO |
Nuevos Casos |
246 |
261 |
325 |
370 |
412 |
288 |
317 |
Casos Finaizados |
111 |
238 |
258 |
323 |
369 |
417 |
286 |
Duración Promedio (Días) |
3,27 |
8,51 |
11,02 |
14,54 |
13,65 |
14,08 |
10,85 |
Desviación estándar (Días) |
2,23 |
5,51 |
10,36 |
14,40 |
13,34 |
14,81 |
10,11 |
Casos a tiempo |
103 |
108 |
133 |
125 |
142 |
185 |
133 |
Efectividad |
0,45 |
0,91 |
0,79 |
0,87 |
0,90 |
1,45 |
0,90 |
Efectividad real |
0,42 |
0,41 |
0,41 |
0,34 |
0,34 |
0,64 |
0,43 |
Informe Julio-Agosto 2014
Informe a Septiembre de 2014
Informe Septiembre-Octubre 2014
Informe Noviembre-Diciembre 2014
Informe a Diciembre de 2014